Hausverwaltung: Kosten, Leistungen & Auswahlkriterien im Detail

Eine Hausverwaltung übernimmt die professionelle Bewirtschaftung von Immobilien. Ihre Aufgaben setzen sich zusammen aus administrativen, technischen und kaufmännischen Tätigkeiten. In Deutschland werden primär zwei Typen unterschieden:

• WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung): Die WEG-Verwaltung ist für das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Dies umfasst die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung, die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums sowie die Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen. Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
• Mietverwaltung: Die Mietverwaltung kümmert sich um die Verwaltung von vermieteten Objekten (Wohnungen, Häuser, Gewerbe). Ihre Aufgaben umfassen die Mietersuche, Vertragsgestaltung, Mietinkasso, Nebenkostenabrechnung und die Kommunikation mit Mietern. Ziel ist die Sicherstellung der Rentabilität und Werterhaltung der vermieteten Immobilie.

Der Leistungsumfang einer Hausverwaltung ist umfassend und setzt sich aus drei Hauptbereichen zusammen, die je nach Vertragstyp (WEG oder Miet) variieren:

1. Kaufmännische Verwaltung:

• WEG: Erstellung des Wirtschaftsplans, Jahresabrechnung, Einziehung der Hausgelder, Verwaltung der Rücklagen, Buchführung, Mahnwesen, Vorbereitung der Eigentümerversammlung.
• Miet: Mietinkasso, Kautionsverwaltung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen, Buchhaltung, Mietanpassungen.

2. Technische Verwaltung:

• WEG: Objektbegehungen, Beauftragung und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (z.B. Dachreparatur, Heizungswartung), Vergabe von Wartungsverträgen, Notdienstorganisation, Schlüsselverwaltung, Schadensmanagement.
• Miet: Organisation von Reparaturen und Wartungen in den Mieteinheiten, Wohnungsübergaben und -abnahmen, Mängelmanagement, Koordination von Handwerkern.

3. Administrative/Juristische Verwaltung:

• WEG: Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen (mind. einmal jährlich), Protokollführung, Umsetzung von Beschlüssen, Korrespondenz mit Eigentümern und Behörden, Führung der Beschlusssammlung, Vertretung der WEG nach außen.
• Miet: Mietersuche und -auswahl, Vertragsgestaltung (Mietverträge, Übergabeprotokolle), Kündigungsmanagement, Korrespondenz mit Mietern und Behörden, Bearbeitung von Beschwerden, Vertretung des Eigentümers bei rechtlichen Angelegenheiten (z.B. Räumungsklagen).

Die Kosten für eine Hausverwaltung variieren stark nach Leistungsumfang, Objektgröße und regionalen Gegebenheiten. Die folgende Tabelle bietet eine Orientierung für Standardleistungen.

Hinweis: Viele Verwaltungen bieten bei größeren Objekten (ab 10-20 Einheiten) gestaffelte Preise an, die pro Einheit sinken können.

Die endgültigen Kosten für eine Hausverwaltung werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Eine genaue Analyse dieser Punkte ist entscheidend für die Budgetplanung.

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) mit 15 Wohneinheiten sucht eine Hausverwaltung. Es handelt sich um ein durchschnittlich gepflegtes Mehrfamilienhaus in einer mittelgroßen Stadt.

Annahmen:

• Anzahl Wohneinheiten: 15
• Kosten pro Einheit/Monat (Standardleistung): 30 €
• Jährliche Eigentümerversammlung: Inklusive
• Zusätzliche Leistung: Begleitung einer größeren Fassadensanierung (geschätzte Baukosten 80.000 €), Pauschale 2% der Baukosten.
• Zusätzliche Leistung: Einmaliges Inkassoverfahren für einen säumigen Hausgeldschuldner: 75 €.

Berechnung:

1. Monatliche Grundkosten: 15 Einheiten * 30 €/Einheit = 450 €
2. Jährliche Grundkosten: 450 €/Monat * 12 Monate = 5.400 €
3. Kosten Fassadensanierung: 80.000 € * 2% = 1.600 € (einmalig)
4. Kosten Inkassoverfahren: 75 € (einmalig)

Gesamtkosten im ersten Jahr: 5.400 € (Grundkosten) + 1.600 € (Sanierung) + 75 € (Inkasso) = 7.075 €

Dies entspricht durchschnittlich 471,67 € pro Einheit im ersten Jahr (7.075 € / 15 Einheiten), oder ca. 39,31 € pro Einheit und Monat, wenn die Zusatzkosten auf das Jahr umgelegt werden.

Ein Eigentümer besitzt ein Mehrfamilienhaus mit 8 Mietwohnungen. Die durchschnittliche Kaltmiete pro Wohnung beträgt 750 €. Der Eigentümer möchte eine umfassende Mietverwaltung beauftragen.

Annahmen:

• Anzahl Mietwohnungen: 8
• Durchschnittliche Kaltmiete pro Wohnung: 750 €
• Gesamte monatliche Kaltmiete: 8 Wohnungen * 750 €/Wohnung = 6.000 €
• Kosten für Mietverwaltung (Prozentsatz der Kaltmiete): 6 %
• Zusätzliche Leistung: Neuvermietung einer Wohnung im Jahr (Pauschale 1,5 Kaltmieten).
• Zusätzliche Leistung: Zwei Wohnungsabnahmen/-übergaben im Jahr (je 75 €).

Berechnung:

1. Monatliche Grundkosten: 6.000 € (Gesamtkaltmiete) * 6% = 360 €
2. Jährliche Grundkosten: 360 €/Monat * 12 Monate = 4.320 €
3. Kosten Neuvermietung: 1,5 * 750 € = 1.125 € (einmalig)
4. Kosten Wohnungsabnahmen/-übergaben: 2 * 75 € = 150 € (einmalig)

Gesamtkosten im ersten Jahr: 4.320 € (Grundkosten) + 1.125 € (Neuvermietung) + 150 € (Übergaben) = 5.595 €

Dies entspricht durchschnittlich 699,38 € pro Wohnung im ersten Jahr (5.595 € / 8 Wohnungen), oder ca. 58,28 € pro Wohnung und Monat, wenn die Zusatzkosten auf das Jahr umgelegt werden.

Die Kosten für Hausverwaltungsleistungen können innerhalb Deutschlands erheblich variieren. Großstädte und wirtschaftsstarke Regionen weisen in der Regel höhere Preise auf als ländliche Gebiete oder strukturschwächere Regionen. Dies liegt hauptsächlich an höheren Personal- und Betriebskosten.

Die angegebenen Werte sind Durchschnittswerte für Standardleistungen und können je nach individueller Situation abweichen.

Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist entscheidend für den Werterhalt und die reibungslose Bewirtschaftung Ihrer Immobilie. Beachten Sie folgende Kriterien:

• Zertifizierung: Ist der Verwalter nach § 26a WEG zertifiziert (für WEG-Verwaltung Pflicht seit 01.12.2020)?
• Erfahrung: Wie viele Jahre Erfahrung hat die Verwaltung? Wie viele vergleichbare Objekte werden betreut?
• Referenzen: Können Referenzen von anderen Eigentümern oder WEGs vorgelegt werden? (Mind. 3 Referenzen anfragen)
• Leistungsumfang: Sind alle gewünschten Leistungen im Angebot enthalten oder werden diese extra berechnet? (Detaillierten Leistungsplan anfordern)
• Kostenstruktur: Ist die Kostenaufstellung transparent? Gibt es versteckte Gebühren oder Pauschalen für Leistungen, die üblicherweise inklusive sind?
• Erreichbarkeit: Wie sind die Bürozeiten? Gibt es einen Notdienst (24/7)? Wie schnell werden Anfragen beantwortet? (Antwortzeit max. 24-48 Stunden)
• Versicherungsschutz: Verfügt die Verwaltung über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Mindestdeckung 500.000 €) und eine Vertrauensschadenversicherung?
• Software/Digitalisierung: Nutzt die Verwaltung moderne Software und digitale Eigentümerportale für Transparenz und Kommunikation?
• Vertragsbedingungen: Welche Laufzeiten und Kündigungsfristen sind vorgesehen? (Üblich: 1-3 Jahre Vertragslaufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist)
• Bankverbindung: Werden die Gelder der WEG/Eigentümer auf einem separaten Treuhandkonto geführt?

Der Verwaltervertrag regelt die Rechte und Pflichten zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung. Er muss schriftlich abgeschlossen werden und sollte detaillierte Angaben zu Leistungen, Kosten und Laufzeiten enthalten.

Ein Mustervertrag der Verbraucherzentrale oder von Haus & Grund kann als Orientierung dienen.

Obwohl beide Formen der Hausverwaltung die Bewirtschaftung von Immobilien zum Ziel haben, unterscheiden sich ihre Kernaufgaben und Zuständigkeiten erheblich. Die folgende Tabelle verdeutlicht die Hauptunterschiede.

Die Sondereigentumsverwaltung ist eine Unterform der Mietverwaltung, die sich ausschließlich um die vermietete Wohnung eines einzelnen Eigentümers innerhalb einer WEG kümmert, während die WEG-Verwaltung das Gemeinschaftseigentum verwaltet.

Beim Kauf einer Immobilie fallen neben dem reinen Kaufpreis erhebliche Nebenkosten an. Diese setzen sich zusammen aus Grunderwerbsteuer, Notar- und Grundbuchkosten sowie gegebenenfalls der Maklerprovision. Diese Kosten müssen aus Eigenkapital finanziert werden, da Banken sie in der Regel nicht mitfinanzieren.

• Grunderwerbsteuer: Eine einmalige Steuer, die beim Erwerb eines Grundstücks oder einer Immobilie anfällt. Der Steuersatz variiert je nach Bundesland zwischen 3,5 % und 6,5 % des Kaufpreises.
• Notarkosten: Der Notar beurkundet den Kaufvertrag und sorgt für die rechtliche Abwicklung. Die Kosten betragen etwa 1,0 % bis 1,5 % des Kaufpreises und sind gesetzlich geregelt (GNotKG). Dies beinhaltet die Beurkundung des Kaufvertrages und oft auch die Grundschuldbestellung.
• Grundbuchkosten: Das Grundbuchamt trägt die Eigentumsänderung und ggf. die Grundschuld ein. Die Kosten hierfür betragen etwa 0,5 % des Kaufpreises und sind ebenfalls im GNotKG festgelegt. Dies umfasst die Auflassungsvormerkung (Sicherung des Käufers), die Eigentumsumschreibung und die Eintragung der Grundschuld.
• Maklerprovision: Fällt an, wenn ein Makler den Kauf vermittelt hat. Seit dem 23.12.2020 gilt für Wohnimmobilien, dass Käufer und Verkäufer die Provision in der Regel hälftig teilen (max. 3,57 % inkl. MwSt. für jede Partei). Die Gesamthöhe liegt meist bei 3,57 % bis 7,14 % inkl. MwSt. des Kaufpreises, wobei die Verteilung regional variieren kann (z.B. in einigen Bundesländern weiterhin volle Übernahme durch den Käufer bei Bestandsimmobilien).

Die Grunderwerbsteuer ist ein wesentlicher Bestandteil der Kaufnebenkosten und variiert je nach Bundesland. Sie wird auf den Kaufpreis einer Immobilie erhoben.

Die Grunderwerbsteuer ist nach Unterzeichnung des Kaufvertrags fällig, sobald der Grunderwerbsteuerbescheid vom Finanzamt zugestellt wurde (meist 1-3 Monate nach Notartermin).

Dieser Beispielrechnung liegt ein Immobilienkaufpreis von 300.000 € in Hessen zugrunde. Die Maklerprovision wird hälftig geteilt.

Annahmen:

• Kaufpreis der Immobilie: 300.000 €
• Bundesland: Hessen (Grunderwerbsteuer 6,0 %)
• Notar- und Gerichtskosten: ca. 1,5 % des Kaufpreises (für Kaufvertrag und Grundschuld)
• Grundbuchkosten: ca. 0,5 % des Kaufpreises (für Eigentumsumschreibung und Grundschuld)
• Maklerprovision: 3,57 % inkl. MwSt. des Kaufpreises für den Käufer (Verkäufer zahlt ebenfalls 3,57 %)

Berechnung der Kaufnebenkosten:

1. Grunderwerbsteuer: 300.000 € * 6,0 % = 18.000 €
2. Notarkosten: 300.000 € * 1,5 % = 4.500 €
3. Grundbuchkosten: 300.000 € * 0,5 % = 1.500 €
4. Maklerprovision (Käuferanteil): 300.000 € * 3,57 % = 10.710 €

Gesamte Kaufnebenkosten: 18.000 € + 4.500 € + 1.500 € + 10.710 € = 34.710 €

Benötigtes Eigenkapital: Für diesen Kaufpreis von 300.000 € müssten Sie mindestens 34.710 € Eigenkapital für die Kaufnebenkosten aufbringen. Viele Banken erwarten zusätzlich 10-20 % des Kaufpreises als Eigenkapital für die Finanzierung selbst, was hier weitere 30.000 € bis 60.000 € bedeuten würde.

Dieses Beispiel zeigt die Kaufnebenkosten für eine Immobilie mit einem Kaufpreis von 500.000 € in Nordrhein-Westfalen. Auch hier wird die Maklerprovision hälftig geteilt.

Annahmen:

• Kaufpreis der Immobilie: 500.000 €
• Bundesland: Nordrhein-Westfalen (Grunderwerbsteuer 6,5 %)
• Notar- und Gerichtskosten: ca. 1,5 % des Kaufpreises
• Grundbuchkosten: ca. 0,5 % des Kaufpreises
• Maklerprovision: 3,57 % inkl. MwSt. des Kaufpreises für den Käufer

Berechnung der Kaufnebenkosten:

1. Grunderwerbsteuer: 500.000 € * 6,5 % = 32.500 €
2. Notarkosten: 500.000 € * 1,5 % = 7.500 €
3. Grundbuchkosten: 500.000 € * 0,5 % = 2.500 €
4. Maklerprovision (Käuferanteil): 500.000 € * 3,57 % = 17.850 €

Gesamte Kaufnebenkosten: 32.500 € + 7.500 € + 2.500 € + 17.850 € = 60.350 €

Benötigtes Eigenkapital: Für diesen Kaufpreis von 500.000 € müssten Sie mindestens 60.350 € Eigenkapital für die Kaufnebenkosten aufbringen. Zusätzlich erwarten Banken oft 10-20 % des Kaufpreises als Eigenkapital, was weitere 50.000 € bis 100.000 € bedeuten würde.

Die Vermeidung typischer Fehler bei der Auswahl einer Hausverwaltung kann langfristig Kosten und Ärger ersparen. Achten Sie besonders auf folgende Punkte:

• Fehlende Referenzen: Eine Verwaltung ohne nachweisbare Referenzen birgt ein hohes Risiko. Fordern Sie immer mindestens drei aktuelle Referenzen an und kontaktieren Sie diese.
• Nur auf den Preis achten: Das günstigste Angebot ist selten das beste. Minderwertige Leistungen oder versteckte Kosten können sich schnell rächen. Vergleichen Sie den Leistungsumfang detailliert.
• Unklare Leistungsbeschreibung: Ein Angebot, das nicht präzise auflistet, welche Leistungen inklusive sind und welche extra berechnet werden, führt zu Missverständnissen und Zusatzkosten. Bestehen Sie auf einer transparenten Aufschlüsselung.
• Mangelnde Kommunikation: Eine schlechte Erreichbarkeit oder langsame Reaktionszeiten sind ein Warnsignal. Testen Sie die Kommunikation bereits in der Angebotsphase.
• Keine Versicherung: Eine fehlende Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann im Schadensfall (z.B. durch Fehlentscheidungen der Verwaltung) zu erheblichen finanziellen Risiken für die Eigentümer führen.
• Fehlende Zertifizierung (WEG): Seit dem 01.12.2020 ist für WEG-Verwalter die Zertifizierung nach § 26a WEG Pflicht. Eine fehlende Zertifizierung kann zur Unwirksamkeit der Bestellung führen.

Diese Checkliste hilft Ihnen, den Prozess der Auswahl und Beauftragung einer Hausverwaltung strukturiert zu durchlaufen und keine wichtigen Schritte zu vergessen.

• Bedarfsanalyse durchführen:

  • Welche Leistungen sind zwingend erforderlich (WEG, Miet, Sondereigentum)?
  • Welche Zusatzleistungen werden gewünscht (z.B. Sanierungsbegleitung, Neuvermietung)?
  • Welches Budget steht zur Verfügung?

• Angebote einholen:

  • Mindestens 3-5 Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen anfragen.
  • Detaillierte Leistungsbeschreibungen und Kostenaufschlüsselungen anfordern.

• Verwaltungen prüfen:

  • Zertifizierung: Nachweis der Zertifizierung nach § 26a WEG (für WEG-Verwalter).
  • Referenzen: Mindestens 3 Referenzen einholen und kontaktieren.
  • Versicherungen: Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung anfordern.
  • Erfahrung: Fragen nach der Anzahl der verwalteten Einheiten und der Dauer der Tätigkeit.
  • Erreichbarkeit: Testanrufe oder E-Mails senden, um Reaktionszeiten zu prüfen.

• Vertragsverhandlungen:

  • Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen klären (WEG max. 3/5 Jahre).
  • Alle Leistungen und Kosten detailliert im Vertrag festhalten.
  • Regelungen zur Kontoführung (Treuhandkonto) prüfen.
  • Haftungsfragen und Datenschutzbestimmungen klären.

• Beschlussfassung (WEG):

  • Entwurf des Verwaltervertrags und des Wirtschaftsplans der Eigentümerversammlung vorlegen.
  • Beschluss zur Bestellung des Verwalters in der Eigentümerversammlung herbeiführen (einfache Mehrheit).
  • Bestellung des Verwalters protokollieren.

• Vertragsunterzeichnung und Übergabe:

  • Verwaltervertrag unterzeichnen.
  • Fristen für die Übergabe aller relevanten Unterlagen (Akten, Schlüssel, Finanzen) festlegen und überwachen (ca. 4-6 Wochen).
  • Einführung des neuen Verwalters bei Mietern/Eigentümern kommunizieren.

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Autor:in: ImmoFix Redaktion. Dieser Ratgeber wird regelmäßig von der ImmoFix-Fachredaktion geprüft und aktualisiert.